Sieht Ihr Schreibtisch so aus?

Ablage gehört zu den ungeliebten Tätigkeiten. Zu Hause genau wie im Büro. Dabei meinen wir es doch nur gut: Auf unserem Schreibtisch horten wir all die Dinge, an die wir gerne erinnert werden möchten. Oder Dinge, von denen wir beim besten Willen nicht wissen, wo wir sie ablegen sollen. Und der berühmte Ordner „Verschiedenes“ löst das Problem nur ungenügend. Der Schreibtisch ist dann zwar leer, aber wir finden das Ablagegut nur nach langem entnervenden Suchen - wenn überhaupt. Lange Suchzeiten sind teuer und frustrierend.

AFAS - Die Freiheit für Ihren Schreibtisch

AFAS lässt Ihre Ablage zum Vergnügen werden. Sie ordnen Ihr heterogenes Ablagegut, das Sie ansonsten in dicken Schichten auf Ihrem Schreibtisch lagern, in handelsübliche Hängetaschen. Die Hängetaschen werden einfach durchnumeriert. Eine ausführliche Anleitung finden sie hier.

Jetzt kommt AFAS ins Spiel. Mit diesem Programm aus dem Hause cogimedia können Sie Ihr heterogenes Ablagegut schnell und unkompliziert archivieren. Mit heterogenem Ablagegut meinen wir alle Dokumente und Kleingegenstände, für die Sie keinen regulären Ablageort, keinen „Ordner“ oder keinen „Vorgang“ haben. Mit AFAS können Sie die Dokumente und Kleingegenstände, die Sie ansonsten schwer auffindbar irgendwo horten, sicher und rasch auffindbar ablegen. Und vor allem: Sie hören endlich damit auf, Ihr heterogenes Ablagegut nur zu verstecken, sondern Sie können sicher sein, die in AFAS abgelegten Dokumente und Kleingegenstände bei Bedarf in Sekundenschnelle wiederzufinden.

Sie brauchen AFAS, wenn:

• Sie auf Ihrem Schreibtisch viele Dokumente unterschiedlichster Art sehen, von denen Sie nicht wissen, wo Sie sie ablegen sollten, weil Sie keinen Vorgang oder keinen Ordner dafür haben
• Sie oft lange suchen müssen und davon schlechte Laune oder leichte Aggressionsanfälle bekommen
• Sie einen Chef haben, der immer irgendwelche Unterlagen braucht, von denen Sie wissen, daß Sie sie schon einmal gesehen haben
• Sie eine Wiederfindequote von unter 99,546% haben
• Sie zu Hause oder im Büro Besseres zu tun haben, als immerfort nach irgendwelchen Dingen zu suchen
• Sie bei Sätzen, die mit „Wo ist eigentlich...“ beginnen, spontane Blutdrucksteigerungen bei sich feststellen
• Sie privat oder beruflich oder in Ihrem Studium Informationen sicher ablegen und genau dann ohne Aufwand wiederfinden wollen, wenn Sie die Informationen brauchen
• Sie für jemanden, der Ihr Büro betritt, nicht mehr sichtbar sind, weil der Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch Ihre Sitzhöhe um mehr als 10 cm überragt

1. Schritt: Hängetaschen numerieren

Numerieren Sie Ihre Hängetaschen.

2. Schritt: AFAS Installieren, Mappen und Ablageobjekte anlegen

Installieren Sie AFAS, indem Sie im Startmenü Ihres Afas-Sticks auf "Installieren" klicken (oder indem Sie die Datei „setup.exe“ auf dem Stick aufrufen) und folgen Sie den Anweisungen des Programms. Jetzt legen Sie Mappen und Ablageobjekte an.

Tipp: Sie können sich die Bedienung auch in einem kurzen Videofilm erklären lassen. Wenn Sie mit der Maus über das folgende Bild fahren, erscheinen die Bedienungselemente zum Abspielen des Videos.

Zum Erstellen einer Mappe, ziehen Sie das Mappen-Symbol mit gedrückter linker Maustaste in die Mappenliste (linker Listenbereich). In der Testversion können Sie maximal fünf Mappen erstellen.

Genauso einfach erstellen Sie ein Ablageobjekt: Mit gedrückter Maustaste das Papierstapel-Symbol auf die Mappe ziehen, in der Sie ihr Ablageobjekt (Dokument) ablegen wollen. Wenn Sie den Papierstapel in die rechte Liste ziehen, wird es in der Mappe angelegt, die markiert ist. Wir empfehlen, den Papierstapel in der linken Mappenliste direkt auf die Mappe zu ziehen, in die Sie ablegen wollen.

3. Schritt: Stichwörter festlegen und in AFAS eintragen

1.	Speisekarte vom Roten Ochsen (dort gib es den besten Sauerbraten weit und breit)
2.	Artikel aus einer Fachzeitschrift, (irgendwann brauchen Sie ihn einmal)
3.	Die 164-seitige Gebrauchsanleitung für ihr neues Telefon (die wollten Sie mal lesen)
4.	Den Stadtplan von München (irgendwann wollen Sie wieder dahin)
5.	Die Ersatzstifte für den Organizer Ihres Chefs („ER“ verliert sie ständig)

Nur ein paar Beispiele... Wenn Sie wissen möchten, was Sie mit AFAS ablegen könnten, schauen Sie einfach auf Ihren Schreibtisch - denn mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit liegt alles dort rum - weil Sie eben nicht wissen, wohin sie es denn ablegen könnten - sie wollen es ja wiederfinden :-).

Sie überlegen sich für jedes Dokument bzw. für jeden Gegenstand, den Sie ablegen wollen, so viele Stichwörter ein, wie Sie möchten.

	Stichwörter Roter Ochse, Speisekarte, bester Sauerbraten der Stadt, Herrn Hagemeiers Lieblingslokal
	Stichwörter Artikel Professor Lammermann, Universität Rheda-Wiedenbrück, Liebesleben der Goldfische auf Sumatra, Kollege Hagemeier (der hat Sie auf den Artikel aufmerksam gemacht)
	Stichwörter Ersatzstifte Palm, Herr Hagemeier, officepoint (dort kaufen Sie Ihre Stifte)

In der folgenden Abbildung sehen Sie, wie einfach es ist in AFAS Stichwörter für ein Ablageobjekt zu definieren.

Jetzt ist Ihr Ablagegut in AFAS eingegeben. Schnell, komfortabel und leicht auffindbar!

4. Schritt: Dokumente in die Hängemappen sortieren

Im Prinzip sind Sie jetzt schon fertig. Auch wenn Sie jetzt mit sich kämpfen, Sie legen jetzt alle diese unterschiedlichen Ablagegüter (das verstehen wir unter einer heterogenen Tischablage) in EINE Hängetasche. Und zwar in die, in der noch Platz ist. Da wir in unserem Beispiel mit einer neuen Ablage anfangen, kommt alles in die Hängetasche Nr. 1.

Was fällt Ihnen ein?

Nehmen wir an, Sie suchen nach drei Jahren den Artikel, den irgendein Professor über irgendetwas mit Tieren geschrieben hat. Schwieriger Fall. Und hätten Sie AFAS jetzt nicht, Sie hätten keine Chance, glauben Sie uns!

Aber immerhin wissen Sie, daß sie damals von Ihrem Kollegen Hagemeier eine Kopie dieses Artikels erhalten haben. Und die liegt jetzt nicht „irgendwo“, sondern ist in AFAS abelegt.

Kein Problem also: AFAS aufrufen (wir haben es so programmiert, daß es bei minimalen Speicherbedarf stets in Ihrer Taskleiste „lauert“)

Sie geben jetzt „Hage“ ein (wenn Sie wollen, auch „Hagemeier“) und klicken auf die Lupe:

Dank der hochperfomanten Suchalgorithmen in AFAS finden Sie in Sekundenschnelle heraus, daß der Artikel, den Sie suchen, in der Mappe 1 liegt. Wie gesagt: Suche war gestern, mit AFAS finden Sie in Sekundenschnelle, was Sie suchen.

Nehmen wir an, Ihnen wäre noch im Gedächtnis, daß es sich bei den „Tieren“ um Fische handelte. Dann hätten Sie „Fisch“ eingegeben (besser nicht „Fische“, denn Sie wissen ja nicht, ob Sie damals „Fisch“ oder „Fische“ eingetragen haben). Und von wem Sie den Artikel bekommen haben, wissen Sie auch noch. Sie geben also „Hage“ (für Ihren Kollegen Hagemann) und „fisch“ (egal, ob in Groß- oder Kleinschreibung) und erhalten ebenso schnell und zuverlässig Ihr Suchergebnis (Für die Fachleute: In einer „Und-Verknüpfung“).

• Das wars... Kein Lochen, Knicken, Heften!
• Belege unterschiedlicher Art und Größe in einem Ablagebehältnis!
• Schnell, leicht erlernbar, kreativ!
• Und das Beste: Traumhafte Wiederfindequoten

1. Bedeutung der Symbole der AFAS-Programmoberfläche

1 - Suche ausführen
2 - Suche löschen
3 - Über AFAS (Anzeige von Programmversion, Copyright und Registrierungsinformationen)
4 - AFAS Hilfe
5 - Neue Mappe (klicken und ziehen)
6 - Neues Ablageobjekt (klicken und ziehen)
7 - Papierkorb
8 - Einstellungen

2. Suche aus dem Info-Bereich (System-Tray)

Wenn sich AFAS im System-Tray (in der Nähe der Windows Uhr am unteren rechten Rand Ihres Bildschirms) befindet, können Sie mit der rechten auf das Programmicon klicken. Sie können sofort einen neue Mappe anlegen oder nach Dokumenten suchen.